Άγχος διαχείρισης χρόνου: Η τεχνική Eisenhower Matrix για να απελευθερωθείτε από την ένταση

Τι είναι το Eisenhower Matrix

Αλλά πώς να καθορίσετε μια κλίμακα προτεραιοτήτων; Σε αυτό, επισημαίνει η ψυχολόγος, μπορεί να μας βοηθήσει μια τεχνική γνωστή ως «Eisenhower Matrix». Το όνομα της προέρχεται από ένα διάσημο quote που επινοήθηκε τη δεκαετία του 1950 από τον 34ο πρόεδρο των Ηνωμένων Πολιτειών, Dwight D. Eisenhower: «Ό,τι είναι σημαντικό είναι σπάνια επείγον και ό,τι είναι επείγον είναι σπάνια σημαντικό». Η Palomares εξηγεί: «Το Eisenhower Matrix είναι ένα εργαλείο διαχείρισης υποχρεώσεων που μας βοηθά να οργανώσουμε τις δουλειές μας και να τους αναθέσουμε τη σωστή προτεραιότητα με βάση δύο παραμέτρους, τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία. Έχει πολλούς οπαδούς γιατί είναι πολύ αποτελεσματικό και απλό στην εφαρμογή. Βοηθά στη διαχείριση του χρόνου και των υποχρεώσεων με συνέπεια, διευκολύνοντας την εργασία και δημιουργώντας μια αίσθηση τάξης και ψυχικής ισορροπίας».

Πώς λειτουργεί

Πώς λειτουργεί όμως το Matrix Eisenhower; Εάν είστε από αυτούς που τους αρέσει να συντάσσουν μακροσκελείς λίστες με πράγματα που πρέπει να κάνετε, το πρώτο βήμα θα είναι ιδιαίτερα ευχάριστο για εσάς. Στην πραγματικότητα, συνίσταται στη σύνταξη λίστας με όλες τις προς διενέργεια δραστηριότητες που έχουμε σε εκκρεμότητα. Όπως επισημαίνει η Palomares, «αυτό δεν θα χρησιμεύσει μόνο για να ελαφρύνει το ψυχικό φορτίο, δεδομένου ότι δεν θα χρειάζεται πλέον να αναγκάζουμε τον εαυτό μας να θυμάται κάθε εργασία, αλλά θα μπορούσε ακόμη και να μας ανακουφίσει, κάνοντας μας να ανακαλύψουμε ότι δεν υπάρχουν τόσα πράγματα να κάνουμε. Το μυαλό ήθελε να πιστέψουμε ότι ήταν.» Ναι, γιατί, μερικές φορές, το μυαλό μπορεί να είναι ο χειρότερος εχθρός μας.

Αφού σημειώσουμε όλες τις εργασίες που πρέπει να κάνουμε, η ψυχολόγος εξηγεί το επόμενο βήμα: «Πρέπει να διακρίνουμε τις «επείγουσες» εργασίες από τις «σημαντικές», έχοντας κατά νου ότι η σημασία είναι μια υποκειμενική έννοια – τι είναι σημαντικό για εμάς μπορεί να μην είναι σημαντικό για κάποιον άλλο. Επίσης αυτό που είναι σημαντικό σήμερα μπορεί να μην είναι σημαντικό σε άλλη στιγμή -, ενώ το επείγον είναι μια αντικειμενική έννοια, επειδή εξαρτάται αποκλειστικά από τη μεταβλητή χρόνου και επομένως ισχύει για εκείνες τις δραστηριότητες που απαιτούν άμεση δράση ή ωστόσο, πολύ βραχυπρόθεσμα. Συνδυάζοντας τις δύο παραμέτρους λαμβάνουμε τα τέσσερα τεταρτημόρια που συνθέτουν τον πίνακα του Eisenhower».

Τα 4 τεταρτημόρια του Matrix Eisenhower

Σημαντικό και επείγον. Αυτό το τεταρτημόριο περιλαμβάνει εκείνες τις ενέργειες που πρέπει να πραγματοποιηθούν το συντομότερο δυνατό, επομένως εντός προθεσμίας, και οι οποίες δεν μπορούν να ανατεθούν σε άλλους. Θυμηθείτε να περιορίσετε τον αριθμό των δραστηριοτήτων που πρέπει να συμπεριλάβετε σε αυτό το τεταρτημόριο όσο το δυνατόν περισσότερο, καθώς αυτές είναι εκείνες που μπορούν να σας κάνουν να χάσετε τον έλεγχο της κατάστασης και να σας βυθίσουν σε μια συνεχή κατάσταση έκτακτης ανάγκης. Εν ολίγοις, εάν οι περισσότερες από τις δραστηριότητες που πραγματοποιείτε καθημερινά συγκεντρώνονται στο τεταρτημόριο, θα έχετε σοβαρή δυσκολία να οργανώσετε το χρόνο σας και δεν θα είστε εσείς που θα διαχειρίζεστε τις δεσμεύσεις σας, αλλά οι δεσμεύσεις σας θα σας διαχειρίζονται.

Σημαντικό αλλά όχι επείγον. Εν προκειμένω, μιλάμε για μεσοπρόθεσμα/μακροπρόθεσμα σχέδια, δραστηριότητες που στοχεύουν στην προσωπική σας βελτίωση, ιατρικές εξετάσεις κ.τ.λ.Όλα τα χρήσιμα και σημαντικά πράγματα που όμως, έχοντας στρατηγικό και μακροπρόθεσμο χαρακτήρα, μπορούν να αντιμετωπιστούν χωρίς πίεση. Να είστε προσεκτικοί, ωστόσο: αν συνεχίσετε να αναβάλλετε να τα κάνετε, αργά ή γρήγορα θα καταλήξουν να μετακινηθούν στο τεταρτημόριο.

Επείγον αλλά όχι σημαντικό. Αυτό το τεταρτημόριο φιλοξενεί τις πιο «παραπλανητικές» δραστηριότητες, γιατί είναι ενέργειες που μπορεί να είναι επείγουσες αλλά στην πραγματικότητα δεν είναι σημαντικές, τουλάχιστον όχι για εσάς. Σχεδόν πάντα εξαρτώνται από άλλους ανθρώπους ή σε κάθε περίπτωση από εξωτερικές καταστάσεις και συχνά μπορούν να ανατεθούν. Μιλάμε, για παράδειγμα, για περιττές συναντήσεις, εργασίες που δεν είναι δική σας ευθύνη αλλά σας έχουν «φορτώσει» άλλοι. Το να ξοδεύετε το χρόνο σας σε δραστηριότητες του τεταρτημορίου 3 θα κλέψει μόνο τους πόρους και την ενέργειά σας.

Όχι επείγον και όχι σημαντικό. Όλα όσα, για εσάς, είναι σκέτο χάσιμο χρόνου, θα πρέπει να συμπεριληφθούν εδώ: ασήμαντες ή περιττές δραστηριότητες, περισπασμοί, περισσότερο ή λιγότερο συνειδητές δικαιολογίες για την αναβολή αυτού που είναι πραγματικά σημαντικό ή/και επείγον. Πολύ συχνά πρόκειται για δραστηριότητες που αντιπροσωπεύουν μια οδό διαφυγής για όσους κυριεύονται από προβλήματα που φοβούνται να αντιμετωπίσουν.

«Είναι σαφές ότι όσο περισσότερο χρόνο αφιερώνουμε στις δραστηριότητες του τεταρτημορίου 2, τόσο λιγότερες ενέργειες θα υπάρχουν στο τεταρτημόριο 1», υπογραμμίζει η Palomares. «Σχεδιάζοντας εκ των προτέρων τις δραστηριότητές μας, στην πραγματικότητα, θα αποφύγουμε να μετατραπούν σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Είναι απαραίτητο να έχουμε πάντα κατά νου ότι κάτι επείγον δεν γίνεται αυτόματα σημαντικό και ότι, αν δεν είναι σημαντικό, τότε θα πρέπει να αγνοηθεί».

Στον καθένα τη δική του τεχνική

Η Palomares επισημαίνει ότι το Eisenhower Matrix είναι μόνο μία από τις πολλές τεχνικές σχεδιασμού: «Οποιαδήποτε μέθοδος που σας βοηθά να αντιμετωπίσετε τις εργασίες σας με συνεκτικό και τακτικό τρόπο είναι μια αποτελεσματική τεχνική, από αυτή την άποψη», λέει. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η απλή πράξη διασταύρωσης εργασιών που έχουν ήδη ολοκληρωθεί μπορεί να προκαλέσει μια αίσθηση ηρεμίας. Όμως, σημειώνει η ειδικός, υπάρχουν πολλοί άλλοι τρόποι για να ελαφρύνουμε το ψυχικό μας φορτίο: «Για παράδειγμα, πρώτα ασχοληθείτε με τις εργασίες που σας κάνουν νευρικούς ή ανήσυχους, για να μπορέσετε μετά να εκτελέσετε τις άλλες με πιο χαλαρό τρόπο», λέει. «Ή προσδιορίστε αυτά που αποφεύγετε επειδή είναι δύσκολα ή δεν σας αρέσουν και δώστε προτεραιότητα». Το θεμελιώδες πράγμα, καταλήγει η ψυχολόγος, είναι να μπορούμε να ταξινομούμε τα καθήκοντά μας με βάση τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα, να αποφεύγουμε εκείνα τα ψυχικά εμπόδια που μας εμποδίζουν να βελτιώσουμε την παραγωγικότητά μας.

Διαβάστε επίσης | Χρησιμοποιώ έλαιο από δεντρολίβανο στα μαλλιά μου εδώ και μήνες και δεν τα έχω ξαναδεί τόσο πλούσια